Mengelola Meeting secara efektif

Foto sumber Google

Meeting di tiap unit kerja adalah forum untuk mengambil keputusan tertentu. Setiap keputusan yang ingin dibuat tentunya yang terbaik. Hal itu berkaitan dengan kepentingan unit, individu karyawan, dan perusahaan. Dalam prakteknya proses penyelenggaraan dan hasil Meeting mungkin kurang memuaskan. dalam arti bahwa ketika meeting berlangsung sering tidak memiliki agenda dan arah yang jelas, pembicaraan ngalor-ngidul, waktu bicara sulit diatur, peserta meeting tidak mampu memberikan masukan saat meeting, peserta meeting terlalu tegang, peserta meeting merasa paling hebat dan lain sebagainya. Akibatnya hasil meeting tidak optimum.

       meeting adalah salah satu bentuk komunikasi. di dalamnya ada interaksi antar peserta meeting dan antara pimpinan meeting dengan peserta. Interaksi itu berupa tukar pikiran, diskusi, dan debat. Dari interaksi itu maka dihasilkan keputusan meeting. Seberapa jauh meeting berjalan dan dengan hasil efektif antara lain akan sangat dipengaruhi oleh persiapan meeting, peran pimpinan meeting, partisipasi aktif peserta, dan penerapan metode meetingnya serta fasilitas pendukung. Dalam hal ini semua undangan meeting / unit kerja harus sudah mempersiapkan beberapa hal yaitu:

1. agenda yang akan dibahas; harus fokus dan jelas butir-butir bahasan yang akan didiskusikan, apakah bersifat umum atau spesifik, dan apa yang ingin diputuskan;
2. siapa saja yang akan diundang meeting; akan sangat bergantung pada jenis meeting, lingkup bahasan, dan tujuan meeting; apakah juga melibatkan mereka yang di luar unit kerja / unit bagian
3. bagaimana tatakerja meeting diselenggarakan; termasuk di dalamnya tatacara dan tatatertib berdiskusi dan pengambilan keputusan meeting; misalnya tentang pembagian giliran bicara, bagaimana kalau terjadi deadlock, dan apakah setiap keputusan melalui musyawarah atau pemunggutan suara;
4. siapa yang memimpin meeting siapapun yang memimpin meeting bukan sekedar pengatur waktu giliran bicara namun harus memahami apa isi agenda, piawai memimpin meeting, komunikatif, bijaksana dalam mengatur waktu dan giliran bicara, mampu meredakan konflik, dan mampu menyimpulkan hasil rapat yang bisa diterima semua peserta meeting;
5. siapa yang menjadi sekertaris; yaitu dia yang mewakili pimpinan meeting, memahami isi agenda, membuat catatan pembicaraan, dan membuat konsep keputusan meeting;
6. siapa yang menjadi notulen; yaitu bisa berjumlah 1-2 orang yang bertugas untuk mencatat keseluruhan isi pembicaraan setiap peserta meeting; dan membuat catatan meeting untuk diberikan kepada sekertaris sebagai bahan perumusan keputusan meeting;
7. kapan dan dimana diadakan; lamanya meeting akan bergantung pada jenis, lingkup meeting, dan keputusan yang diambil; bisa beberapa jam sampai 1-2 hari; dan diadakan di tempat yang nyaman (cukup luas, tidak panas atau lembab, cahaya yang terang, meja dan kursi yang cukup, dan fentilasi yang baik);
8. alat-alat yang perlu disediakan, seperti komputer, pengeras suara, LCD, alat tulis menulis,dsb;
9. konsumsi berupa makanan (kecil dan atau besar) dan minuman sesuai kebutuhan; semakin panjang waktu meeting semakin dibutuhkan konsumsi;
10. penyampaian undangan meeting (agenda terinci, waktu yang jelas, dan lokasi meeting) berikut bahan-bahan meeting; idealnya undangan meeting telah sampai seminggu ke peserta sebelum waktu meeting dimulai; maksudnya agar semua peserta sudah memprioritaskan untuk hadir dan sudah dapat mempersiapkan diri dengan gagasan-gagasan

       Dengan asumsi meeting sudah dipersiapkan dengan matang maka keberhasilan proses dan keputusan meeting sangat bergantung pada dua “pemain” utama yakni pimpinan dan peserta meeting. Karena itu pimpinan meeting harus melakukan beberapa hal berikut :

1. sebaiknya hadir lebih awal ketimbang peserta meeting untuk menunjukkan  kesungguhan dalam memimpin rapat;
2. sebelum rapat, pimpinan dan peserta rapat di lokasi meeting melakukan obrolan-obrolan rileks dalam rangka membangun suasana hangat;
3. membuka meeting kalau jumlah yang hadir sudah dianggap memenuhi persyaratan meeting, dan menguraikan tentang tatacara dan tatatertib meeting; namun yang sangat perlu diperhatikan adalah ketepatan waktu dimulainya meeting
4. menjelaskan latarbelakang, maksud dan tujuan meeting; kemudian diikuti dengan penjelasan butir-butir bahasan yang akan didiskusikan; dan lalu diperlukan kesepakatan kolektif atas agenda tsb;
5. memberikan kesempatan kepada siapapun untuk berbicara; bisa secara langsung atau berdasarkan tiap sesi (maksimum 4 orang persesi);
6. mengatur proses diskusi misalnya melakukan kontrol agar pembicaraan fokus pada inti bahasan atau tidak bertele-tele, menghindari konflik antar peserta dengan cara arif (tidak memihak) menjelaskan perbedaan-perbedaan yang ada diarahkan pada inti dan tujuan meeting; kalau terjadi kemacetan maka bisa dilakukan skors untuk waktu tertentu;
7. merumuskan konsep keputusan meeting dan kemudian disampaikan kepada forum untuk memperoleh tanggapan dan persetujuan; untuk membantu pimpinan meeting maka jika dianggap perlu dapat dibentuk tim perumus.

       Sementara itu agar proses dan hasil meeting berlangsung efektif maka peran peserta sangat penting. Mereka diharapkan sudah mempersiapkan diri dengan isyu dan gagasan, ikut aktif memelihara jalannya meeting seperti tidak mendominasi pembicaraan, bertoleransi dengan setiap perbedaan, tidak menyinggung masalah-masalah pribadi dan SARA, tidak hanya mengritik pembicaraan orang lain tetapi juga memberikan gagasan, dan hadir dengan tertib. Dan lebih dari itu mereka harus sudah siap menerima setiap keputusan yang sudah disepakati. Tentu saja merealisasikannya dalam bentuk kerja nyata. 

demikian sedikit share, semoga bermanfaat, terimakasih

- n'dre -